CONCEPT — 2 oktober 2026. Deze verklaring wordt voorbereid voor de nieuwe website. Adres, grondslagen en leveranciersafspraken moeten vóór de livegang worden aangevuld en bevestigd. Gebruik deze concepttekst nog niet als definitieve privacyverklaring.
Jouw gegevens, helder uitgelegd
Doe je mee met SooSTouR? Dan hebben we soms gegevens nodig om je aanmelding te regelen en je te bereiken. Hieronder lees je wat de website verwerkt en hoe je vragen kunt stellen.
Wie is verantwoordelijk?
Stichting SooSTouR is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en is bereikbaar via info@soostour.nl. Het postadres moet hier nog worden aangevuld.
Als je je aanmeldt of contact opneemt
Afhankelijk van het formulier vragen we je naam, e-mailadres, leeftijd, woonplaats en een telefoonnummer voor noodgevallen. Sommige activiteiten vragen naar een introducé. We gebruiken deze informatie om je vraag of aanmelding af te handelen, deelnemers te informeren en de activiteit te organiseren. Vul geen medische of andere gevoelige informatie in een vrij tekstvak in; neem daarvoor eerst contact met ons op. Geef alleen gegevens van iemand anders door als die persoon daarvan weet.
Formulieren worden opgeslagen in WordPress via Gravity Forms. Er gaan bevestigingen en meldingen per e-mail naar de deelnemer en de betrokken organisatie. Ook technische gegevens, zoals een IP-adres, kunnen bij formulieren en in serverlogboeken worden opgeslagen. De precieze grondslag per verwerking en de toegang van betrokken medewerkers moeten nog worden vastgelegd.
Jongeren en toestemming
Deze website is bedoeld voor jongeren van 12 tot 18 jaar. Vraag een ouder of verzorger om mee te lezen als je iets niet begrijpt. Aanmelden is geen algemene toestemming voor reclame, foto’s, filmpjes of een WhatsApp-groep. Als een verwerking op toestemming berust en je jonger dan 16 bent, is toestemming van je wettelijke vertegenwoordiger nodig. Niet iedere verwerking berust op toestemming; dat moet per doel worden beoordeeld.
Foto’s en filmpjes bij activiteiten
Stichting SooSTouR vraagt bij de aanmelding afzonderlijke, vrijwillige toestemming voor het maken en publiceren van herkenbare foto’s en filmpjes van de deelnemer op soostour.nl, Facebook en Instagram (waaronder Stories en Reels). Het doel is een terugblik op de betreffende activiteit en het onder de aandacht brengen van onze jeugdactiviteiten. De grondslag voor dit gebruik is toestemming. Deze geldt voor de activiteit van die aanmelding; een aanmelding of deelname op zichzelf geeft geen toestemming. We publiceren geen volledige naam bij een beeld zonder daar apart afspraken over te maken.
Je kiest per kanaal. De vakjes zijn niet vooraf aangevinkt en weigeren heeft geen gevolgen voor deelname. Onder de 16 jaar moet een ouder met gezag of voogd de keuzes zelf invullen. We leggen daarbij diens naam, e-mailadres en verklaring vast. Die verklaring is geen onafhankelijke identiteitscontrole; bij twijfel controleren we de toestemming voordat we beelden gebruiken. Zonder toereikende toestemming publiceren we geen herkenbaar beeld van de deelnemer op dat kanaal.
Gravity Forms legt per inzending de toestemmingskeuzes, de bijbehorende tekst en een formulierverwijzing/revisie met de inzenddatum vast. De organisatie moet vóór publicatie controleren wie toestemming gaf en voor welk kanaal. Eerdere inzendingen zonder deze keuzes gelden niet als toestemming.
Publicaties zijn openbaar. Anderen kunnen beelden opslaan, delen of doorsturen. Facebook en Instagram zijn diensten van Meta, dat gegevens volgens eigen privacyvoorwaarden verwerkt, mogelijk ook buiten Europa. SooSTouR heeft niet volledig controle over dat verdere gebruik.
Je kunt toestemming per kanaal intrekken via info@soostour.nl. Vermeld de naam van de deelnemer, de activiteit en de kanalen; een link naar het beeld helpt. We stoppen nieuw gebruik en verwijderen de betreffende beelden van onze eigen kanalen. Intrekken maakt eerder rechtmatig gebruik niet achteraf onrechtmatig. We kunnen niet garanderen dat door anderen gemaakte kopieën verdwijnen. We kunnen controleren of een verzoek van de deelnemer of wettelijke vertegenwoordiger komt.
De aanmeldformulieren worden zes maanden na het einde van de activiteit verwijderd. De organisatie moet vóór die verwijdering het beeldgebruik opnieuw beoordelen: beelden verwijderen of, als ze langer gebruikt moeten worden, afzonderlijk aantoonbare toestemming en een passende bewaartermijn voor dat bewijs regelen. De website verwijdert gepubliceerde beelden niet automatisch.
n
Het standaardformulier bevat momenteel een optioneel telefoonnummer voor de SooSTouR-app. Er is geen automatische koppeling met WhatsApp. Een groepslid kan het telefoonnummer en profiel van andere deelnemers zien. Gebruik van deze gegevens voor een groep en de toestemmingsprocedure voor jongeren moeten nog afzonderlijk worden geregeld.
Ideeën en stemmen
Goedgekeurde ideeën kunnen openbaar op de website verschijnen. Zet daarom geen namen, telefoonnummers of andere privégegevens in je idee. Voor stemmen gebruikt de site een willekeurige cookie met de naam st_idea_voter, die maximaal 180 dagen blijft staan. Een afgeleide code helpt dubbele stemmen te beperken. Voor bescherming tegen misbruik worden daarnaast tijdelijk afgeleide IP-codes gebruikt. Een bewaartermijn voor opgeslagen stemmen moet nog worden vastgesteld.
Sociale media en tickets
De site toont geïmporteerde Facebook- en Instagram-berichten. Bij je eerste bezoek vragen we toestemming voor sociale inhoud. Pas na toestemming en klikken op afspelen wordt de Instagram-speler op onze pagina geladen. Meta ontvangt daarbij onder meer je IP-adres en browsergegevens en kan gegevens en cookies gebruiken voor meting, personalisatie en advertenties. Weigeren blokkeert deze speler; activiteiten bekijken en aanmelden blijft mogelijk. Via Cookie-instellingen kun je je keuze wijzigen en toestemming intrekken. Onze functionele toestemmingscookie dpbs_consent onthoudt je keuze maximaal 180 dagen. De uitleg staat ook in onze cookieverklaring. De verklaring van leeftijd/ouderrol is nog geen geverifieerde oudertoestemming.
Links naar Facebook, Instagram, WhatsApp en Ticketkantoor openen diensten van andere organisaties. Daar gelden hun eigen privacyverklaringen. Als een activiteit tickets via Ticketkantoor verkoopt, vindt de aankoop daar plaats. De website verwerkt zelf geen betaling via die link.
Statistieken, beveiliging en beheerders
De website gebruikt samengevoegde statistieken uit serverlogboeken om bezoek en populaire pagina’s te begrijpen. Dit dashboard voegt geen browsertracker toe. De onderliggende serverlogboeken kunnen wel IP-adressen en bezochte adressen bevatten. Geschatte bezoekersaantallen kunnen bots of beheerders bevatten.
Beheerders kunnen inloggen via Google Workspace. Daarbij worden gegevens zoals e-mailadres en naam gebruikt voor het beheerdersaccount. Deze inlog is niet bedoeld voor deelnemers. Toegang tot deelnemersgegevens hoort beperkt te blijven tot mensen die deze voor hun taak nodig hebben.
Leveranciers en gegevens buiten Europa
Hosting, e-mail, Google Workspace, sociale media en eventuele externe ticketdiensten kunnen gegevens verwerken. Met leveranciers die namens SooSTouR persoonsgegevens verwerken moeten passende verwerkersafspraken bestaan. De volledige leverancierslijst, opslaglanden en eventuele waarborgen voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte moeten nog worden gecontroleerd en hier worden aangevuld.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We mogen gegevens niet langer bewaren dan nodig voor het doel of een wettelijke verplichting. Ingevulde activiteitformulieren bewaren we tot zes maanden na beëindiging van de activiteit. De dagelijkse opschoning verwijdert deze Gravity Forms-inzendingen zodra die termijn is verstreken, mits het formulier eenduidig aan een activiteit met vastgestelde einddatum is gekoppeld. De beheerder controleert ontbrekende einddatums en gedeelde formulieren. Deze opschoning verwijdert niet automatisch kopieën in e-mail, exports of back-ups; daarvoor moet dezelfde afspraak apart worden uitgevoerd. Termijnen voor contactvragen, beeldmateriaal, stemmen, logs en back-ups moeten nog worden vastgelegd. Een afzonderlijke wettelijke bewaarplicht, bijvoorbeeld voor financiële administratie, moet apart worden beoordeeld en is geen reden om alle aanmeldgegevens langer te bewaren.
Jouw rechten
Je kunt vragen welke gegevens we van je hebben, onjuiste gegevens laten verbeteren en onder de toepasselijke voorwaarden vragen om verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar maken. Berust een verwerking op toestemming, dan kun je die intrekken. Niet ieder recht geldt in elke situatie; bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering beperken.
Mail je verzoek naar info@soostour.nl. We moeten in beginsel binnen één maand reageren. Bij een ingewikkeld verzoek kan dat met maximaal twee maanden worden verlengd; je krijgt daar binnen de eerste maand uitleg over. We kunnen op een passende manier controleren of het verzoek echt van jou of je wettelijke vertegenwoordiger komt. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs.
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.